举办国际会议注意事项

来源:    发布时间:2015-03-16

举办国际会议注意事项
 
一、举办国际学术会议的基本条件 
1)举办单位在相关领域有一定影响,拥有较强的教学及科研力量,具备举办国际学术会议的能力。 
2)举办单位能够邀请一定数量的国内外知名学者与会,并能够征集一定数量和质量的学术论文。根据我国国际会议推展协会定义,国际学术会议应: 
(一)与会人数需达50人以上; 
(二)外国与会人数需占与会人数20%以上; 
(三)参会国家,含主办国至少在三国以上; 
3)举办单位具有一定的外事工作经验和会务组织能力,能妥善安排食、宿、交通及会议场所,保证会务及接待工作的顺利进行。 
4)会议经费有保证。 

二、会议的申报 
1、申报材料在国际会议召开前四个月交至国际合作与交流处(先骕楼5402室); 
2、申报材料包括: 
1)学院或部门提交的举办召开国际会议的报告,其内容包括:阐述举办国际学术会议的必要性以及具备哪些条件、 
会议的正式名称、性质、时间及地点、主办单位。 
2)学术会议的主要议题或内容; 
3)学术会议的经费预算及来源; 
4)学术会议拟邀请的与会代表名单; 
5)会议具体日议程安排; 
6)邀请外国人员来赣申报、审批表; 
7)学术委员会拟定名单(内容包括中/英文姓名全称、国籍、工作单位、职务职称); 
8)会议组织委员会拟定名单(内容包括中/英文姓名全称、国籍、工作单位、职务职称); 
9)会议背景情况介绍; 
10)每位外籍与会人员的个人简历或简介; 
以上材料一式两份。提交举办会议报告的纸质文字版材料的同时将电子版通过校园办公网发送至国际合作与交流处。 
三、会议论文的征集、审编和印刷工作 
国内论文的审编必须有与会议学术领域有关的中方权威学者参加。论文必须用会议工作语言书写和印刷。论文的保密审查一律由论文作者所在单位负责。 

四、特邀嘉宾 
一般不邀请地方党政部门领导参加会议开幕式等活动,如确需请省、市领导参加会议开幕式等活动,须在会议正式召开四个月前将拟邀请出席会议的领导名单与会议其它申报材料一起提供给国际合作与交流处,然后由国际处统一提交学校拟文申报批准。 

五、涉外注意事项 
1.对国际组织要求在我国举办学术会议,需区别情况对待,如我国是该组织的成员国,应尽会员国义务,可考虑同意在我国举办;对我未参加的国际组织要求在我国举办会议,应认真研究利弊,慎重对待; 
2.原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要,须事先通过校外办报江西省外办审批; 
3.原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议,如需要,则须专案报批; 
4.一般不承诺外国代表的会后旅游事宜; 
5.注意内外有别,严格执行国家有关保密规定; 
6.一切涉外事宜,要及时请示报告,未得允许,任何人不得随意对外表态或解释。